Koraci koji vode uspješnom pisanju projekta

Riječ „projekat“ je postala sve učestalija, a profesionalno pisanje projekata karijera određenog broja ljudi. Pogledajte šta je to potrebno za dobro pisanje projekta.

Svaki ‘Projekat’ kao ishod ima jedinstveni proizvod, uslugu ili rezultat. No, bez obzira na jedinstvenost ideje kao pokretača promjene koja se želi postići, svaka projektna prijava mora zadovoljiti iste ključne korake i pratiti metodologiju izrade koja je zadana u ‘Uputama za prijavitelje’.
Pet je ključnih koraka u planiranju i nužno je pratiti redoslijed njihove razrade:
1.   Ciljevi i opseg isporuke – prije svega moramo odrediti okvire u kojima želimo djelovati, jer bi u suprotnom mogli ‘otići predaleko’ i izgubiti dragocjeno vrijeme u početnim analizama i prikupljanju podataka. Ne smijemo dozvoliti da opseg prikupljenih podataka bude prevelik, uvijek trebamo imati kontrolu nad metodologijom rada.
2.   WBS – potrebno je znati sve aktivnosti koje moramo provesti kako bi posao uspješno dovršili. Nema ‘malih i nevažnih’ poslova, niti onih koje možemo preskočiti u planiranju. Kako bismo ih jednostavnije pratili i uvijek imali pregledno na ‘jednom mjestu’ poželjno ih je grupirati i prikazati dijagramom poslova/aktivnosti (WBS-om)
3.   Raspodjela odgovornosti – svaki posao koji imamo u planu mora imati svoje ‘ime i prezime’. Znači, za svaki zadatak se mora točno znati tko ga treba izvršiti i tko je za njega odgovoran. Samo tako moguće je transparentno poslovati.
4.   Gantogram – kao što se za svaki posao treba znati tko ga treba napraviti, tako se treba znati i u kojem roku taj posao treba biti dovršen. Da bismo izbjegli preklapanja aktivnosti preporučuje se pregledno grupiranje u tablici (gantogramu) prema aktivnostima koje su određene u WBS. Tako uvijek možemo provjeriti jesmo li dobro isplanirali i pratiti napredujemo li prema predviđenom planu.
5.   Budžet – je temeljna osnova projekta. Ta osnova ne mora uvijek biti izražena u količini novca, ali mora biti izražena nekom mjerljivom jedinicom rada koja će služiti kao sredstvo kontrole i uspješnosti provedbe.
Kada smo razradili ovih pet osnovnih koraka pristupamo izradi financijskog plana i razradi upravljanja troškovima. Ovaj postupak uključuje planiranje resursa, te procjenu, budžetiranje i kontrolu troškova i provodimo ga kako bismo ispunili krajnji cilj koji moramo dokazati u našoj projektnoj prijavi, a to je ‘opravdanost troškova’.
Zašto je bitno provesti ove korake i pratiti njihov redoslijed u planiranju i pisanju EU projekata?
Prije svega, kako bismo dokazali relevantnost aktivnosti koje predlažemo nužno je da pokažemo da ćemo s njima riješiti specifične probleme koje ima naša ciljna skupina. Također, dobrom pripremom pokazujemo zrelost projekta koja uključuje sve potrebne tehničke zahtjeve i ispunjavanje preduvjeta bez kojih nova suradnja ne može početi.
Moramo imati detaljno razrađenu metodologiju i indikatore koji će davati jasnu sliku onoga što želimo postići. Kada predamo popunjenu prijavu, ne želimo da evaluatoru moramo dodatno objašnjavati što smo htjeli napraviti, naša razrada gore navedenih koraka mora govoriti za nas.
Na kraju, ono što je ključ svakog ‘dobrog’ projekta, odnosno svake prihvatljive Prijave za EU projekt jeste jasno ukazivanje na održivost rezultata i dodanu vrijednost koja se projektom nudi. Nikada nije cilj provoditi aktivnosti samo u vremenu ograničenom trajanjem projekta, već osigurati samoodrživost i uključivanje tih aktivnosti u svakodnevne živote korisnika koji od njih imaju izravne i neupitne koristi.
/manager.ba/